Mobile Zeiterfassung vereinfacht Abläufe
Die Dachdeckerei Prange aus Brilon hat handschriftliche Stundenzettel durch eine digitale Zeiterfassungssoftware ersetzt, um Zeit und Aufwand zu sparen. Über eine App werden nun die Arbeitszeiten auf der Baustelle erfasst und direkt an die Lohnbuchhaltung übermittelt. Über die Software „123erfasst“ behält Benedikt Egert, Geschäftsführer der Prange GmbH, außerdem den Überblick über die Einsatzplanung seiner Mitarbeitenden auf den Baustellen.
Die Prange GmbH aus dem sauerländischen Brilon arbeitete viele Jahre lang mit Stundenzetteln, die von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ausgefüllt und dann an die Lohnabteilung weitergegeben wurden. Die Geschäftsleitung fragte sich jedoch mit der Zeit: „Geht das nicht einfacher?“ Benedikt Egert, Geschäftsführer der Prange GmbH, suchte nach einer passenden Lösung, um die Zeiterfassung zu digitalisieren. Mit „123erfasst“ führte er schließlich eine Projekt- und Zeiterfassungssoftware für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein. Seitdem werden die Arbeitsstunden mobil mit einer App erfasst. Die erfassten Stunden können dann sowohl für die Lohnabrechnung als auch für die Nachkalkulation verwendet werden.
Einführung der neuen Software
In den ersten sechs Wochen testete Benedikt Egert die Software zunächst mit sechs ausgewählten Mitarbeitenden. Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase wollte man alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dachdeckerbetriebs mit Smartphones ausstatten, auf denen die App installiert werden sollte. „Allerdings hatten alle schon ein Smartphone und wollten kein zweites“, erklärt Benedikt Egert. „Daher läuft die neue App jetzt auf den privaten Handys der Mitarbeitenden und wir beteiligen uns an den Kosten.“ Mit dieser Regelung seien alle im Betrieb einverstanden. Nach der Testphase der neuen App ging man bei der Prange GmbH zunächst zweigleisig vor: Alle gewerblichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gaben ihre Stunden in der „123erfasst“-App ein und notierten sie gleichzeitig weiterhin auf Stundenzetteln. Durch den Vergleich der beiden Methoden und erfassten Arbeitsstunden konnten Bedienungsfehler und Unklarheiten erkannt und behoben werden, sodass bald auf die handschriftliche Erfassung verzichtet werden konnte.
Simon Pape, Dachdecker- und Klempnermeister bei der Prange GmbH, nutzt die „123erfasst-App“ für die Zeiterfassung auf der Baustelle
Foto: Timo Lutz Werbefotografie
Morgens loggen sich die Mitarbeitenden der Firma Prange inzwischen bei Arbeitsbeginn zuerst in die App „123erfasst“ auf ihren Smartphones ein, unabhängig davon, ob sie auf einer Baustelle in der Nähe des Firmensitzes arbeiten oder auf einer Montagebaustelle in größerer Entfernung. Sobald sie auf der Baustelle sind, melden sie sich in der App an und buchen ihre Anwesenheitszeit. Das System ordnet daraufhin die Zeiten der entsprechenden Baustelle zu. Für die Erfassung von Kommen- und Gehen-Zeiten, Pausen und Tätigkeitswechseln reichen jeweils wenige Klicks in der App. Die Software ergänzt die Zeitbuchungen automatisch um Zeitstempel und GPS-Koordinaten. Die daraus resultierenden Ergebnisse übermittelt die App per Funk an die Lohnbuchhaltung. Sollte auf der Baustelle ein Funkloch herrschen, können die Anwender die Daten offline erfassen. Diese bleiben gespeichert und sobald das Handy wieder Empfang hat, überträgt die App die erfassten Daten auf den Server.
Mit der „123erfasst“-App behält Benedikt Egert, Geschäftsführer der Prange GmbH, den Überblick über die Einsatzplanung seiner Mitarbeitenden auf den Baustellen
Foto: Timo Lutz Werbefotografie
Die Einsatzplanung seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erledigt Geschäftsführer Benedikt Egert digital vom Büro aus. Dabei ordnet er einfach in der Software „123erfasst“ die entsprechenden Mitarbeitenden der jeweiligen Baustelle zu. Im System sind auch Urlaubszeiten, Fortbildungen und spezielle Regelungen zur Arbeitszeit berücksichtigt – beispielsweise arbeiten die Dachdecker auf den Montagebaustellen nur von montags bis donnerstags. Für die anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist in der Software eine Fünf-Tage-Woche hinterlegt. Benedikt Egert behält über die Software „123erfasst“ den Überblick über die Einsatzplanung auf den Baustellen. Seine Mitarbeitenden erfahren über die App, auf welchen Baustellen sie eingeplant werden.
„Bessere Übersicht und bedeutende Zeitersparnis!“
Durch die Einführung der digitalen Zeiterfassung mit der „123erfasst“-App muss die Lohnabteilung der Dachdeckerei Prange keine handschriftlichen Zettel mehr einsammeln oder manuell Daten eingeben. Der Aufwand für Kontrollen gehört, ebenso wie fehlerhafte Eingaben, der Vergangenheit an. Sobald die Mitarbeitenden ihre Zeiten auf der Baustelle in der App eingegeben haben, werden sie gespeichert und an die Buchhaltung übertragen. Für Geschäftsführer Benedikt Egert ist über die Software ersichtlich, wer auf welcher Baustelle angemeldet ist und auch, wann Auszubildende Berufsschule haben und nicht eingeplant werden können. „Der Einsatz von ,123erfasst‘ bedeutet für uns eine bessere Übersicht sowie eine bedeutende Zeitersparnis. Darüber hinaus gewinnen wir Erkenntnisse für die Kalkulation neuer Projekte“, sagt Benedikt Egert.
Autorin
Wenke Bühlmeyer ist PR- und Kommunikationsberaterin und betreut die 123erfasst.de GmbH bei der Pressearbeit.
Über die Prange GmbH
Seit inzwischen drei Generationen ist die Dachdeckerei Prange GmbH aus dem sauerländischen Brilon auf die Eindeckung und Sanierung von Schieferdächern spezialisiert. Von einem ursprünglich regional tätigen, kleinen Handwerksbetrieb hat sich die Firma seit der Gründung im Jahr 1920 zu einem überregional tätigen Unternehmen entwickelt und beschäftigt mittlerweile 35 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Darüber hinaus verfügt die Prange GmbH seit 2000 über eine eigene Klempnerabteilung und führt auch die Eindeckung von Metalldächern und Kirchtürmen aus.
Der Schwerpunkt des Betriebs liegt in der Umdeckung schiefergedeckter Gebäude, dieser Bereich macht 75 Prozent des Umsatzes aus, die restlichen 25 Prozent entfallen auf die Eindeckung von Metalldächern. Mehr über die Prange GmbH erfahren Sie online unter www.prangedaecher.de .
