So sicher wie ein Brief
In wenigen Wochen endet die exklusive Vorregistrierungsphase für De-Mail Domains. Deutsche Unternehmen können sich bis zum Jahresende eine De-Mail-Domain nach Wunsch sichern. Damit können sie im Web über eine rechtsverbindliche De-Mail-Adresse kommunizieren, die optimal zu ihrer Internet-Adresse passt.
Beim Kontakt mit Firmen und Behörden entscheiden sich die meisten Menschen hierzulande am liebsten für den elektronischen Weg. Einer Studie der United Internet Dialog GmbH zufolge nutzen rund 70 Prozent der Deutschen regelmäßig E-Mails für ihre geschäftliche Korrespondenz. Briefe hingegen werden immer seltener geschrieben. Nicht in jedem Fall aber erfüllen klassische Mails die hohen Anforderungen an eine nachweisbare, rechtsverbindliche Kommunikation. Um diese Lücke beim digitalen Schriftverkehr zu schließen, haben heimische Internet-Anbieter zusammen mit der Bundesregierung die De-Mail geschaffen.
„De-Mail ist so einfach wie E-Mail und so sicher wie ein Brief“, sagt Robert Hoffmann, Vorstandssprecher beim Provider 1&1. „Viele Aussendungen wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Angebote, Mahnungen oder Entwürfe von Arbeitsverträgen durften bisher nicht online verschickt werden. Dies ändert sich mit diesem Standard.“ Selbst die Beteiligung an öffentlichen Ausschreibungen sei künftig möglich, sagt Hoffmann und bringt einen weiteren Vorteil ins Spiel: „Der Zeitgewinn von ein bis zwei Tagen gegenüber dem postalischen Versand verschafft Firmen wertvollen Spielraum bei der Vorbereitung und Abgabe von Ausschreibungsunterlagen.“
Unternehmen, die eine deutsche Internet-Adresse (erkennbar an der Endung .de) haben, genießen momentan ein exklusives Vorgriffsrecht: Bis zum 31.12.2013 können sie sich eine De-Mail-Domain nach Wunsch sichern. Später gilt das „First come, first serve“-Prinzip. Heißt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.
Unverwechselbare Identität
Die Wahl der richtigen De-Mail-Domain sorgt für eine unverwechselbare Identität im Netz. So können Gewerbetreibende analog zu „MeineFirma.de“ zusätzlich auch „MeineFirma.de-mail.de“ zur elektronischen Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern oder Behörden verwenden. Durch die eindeutige Identifikation der Teilnehmer ist die Rechtsverbindlichkeit garantiert. Bei der De-Mail Registrierung werden zu diesem Zweck persönliche Daten der Nutzer abgefragt, deren Echtheit noch ein zweites Mal separat überprüft wird. Mit dem Identifizierungsverfahren lässt sich zweifelsfrei feststellen, ob die Angaben stimmen.
Mit der Verschlüsselung der De-Mails (sie sind im Unterschied zu E-Mails auf ihrer Reise durchs World Wide Web verschlüsselt) soll die Vertraulichkeit bei der geschäftlichen Korrespondenz gewährleistet werden. Das Versenden oder Empfangen von Nachrichten funktioniert trotzdem bequem, weil der neue Standard einfach in die bestehende Mail-Umgebung integriert wird, und sich problemlos sowohl für einzelne Mitarbeiter als auch für bestimmte Fachabteilungen eigene De-Mail Postfächer einrichten lassen.
Vielfältige Einsparungspotentiale
Der Hauptgrund, in De-Mail einzusteigen, ist die Aussicht auf Digitalisierung der Kommunikation und die damit verbundenen finanziellen Einsparungen. Die meisten Pakete bieten Freikontingente, mit denen viele Unternehmen den normalen Portoaufwand bereits gedeckt haben. Danach fallen lediglich 33 Cent netto pro De-Mail an, was massiv unter den Vollkosten für einen Brief von circa 67 Cent liegt.
Erhebliche Einsparungen lassen sich laut 1&1 Manager Hoffmann darüber hinaus bei Prozessabläufen erzielen, etwa weil sich die Antwortzeiten verkürzen. „Ob Kontoauszug, Gehaltsabrechnung oder Behördenschreiben – wer De-Mail eine Zeit lang genutzt hat, wird mit der Eingabe eines Stichworts in seinem De-Mail Posteingang schnell und an jedem Ort wichtige Dokumente wiederfinden“, sagt Hoffmann.
Autor
Thomas Plünnecke ist seit 2008 für die United-Internet-Gruppe tätig. In seiner Funktion als Pressesprecher ist er unter anderem für die PR-Aktivitäten der Marken 1&1 und GMX verantwortlich.
