Erfolgreiche SEPA-Umstellung

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Bis zum 1. Februar 2014 wird der europäische Zahlungsverkehr auf SEPA umgestellt, mit einer entsprechenden Software ist die Umstellung aber kein Problem

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Ab dem 1. Februar 2014 wird die Umstellung des Zahlungsverkehrs auf die Single Euro Payments Area (SEPA) verbindlich. Mit dieser Umstellung lohnt es sich, die Datensätze der Kunden grundsätzlich zu aktualisieren und zu strukturieren. Die Qualität der Daten ist dabei ein entscheidender Faktor.

Mit der Umstellung auf SEPA gilt es auch, Kundendaten zu aktualisieren, Stammdatenformate anzupassen sowie Vertriebs- und Abrechnungsprozesse zu überarbeiten. Es müssen neue Lastschriftermächtigungen eingeholt werden und die neue Informationspflicht zwingt zur Mitteilung der Abbuchung einer Lastschrift 14 Tage im Voraus.

Kontakt zum Kunden aufnehmen

Damit Bauunternehmen ihre Geschäftsbeziehungen überhaupt aufrechterhalten können, müssen sie vorab die neuen Bankdaten ihrer Kunden erfahren. Ungepflegte und veraltete Kunden- und Lieferantendaten erhöhen den Aufwand. Unternehmen sollten deshalb rechtzeitig die Qualität ihrer Stammdaten prüfen. Insbesondere die folgenden Datenqualitätsservices sind relevant:

Postalische Prüfung

Eine entsprechende Software kontrolliert und korrigiert die Adressdaten, am besten auf internationalem Niveau in den verschiedensten Sprachen und Schriftsätzen. Dafür muss die Software Unicode-fähig sein und darf nicht nur das lateinische Schriftsystem unterstützen, sondern auch Schriften wie zum Beispiel Arabisch oder Griechisch. Für eine entsprechend hohe Ergebnisqualität ist es wichtig, dass sich die Lösung auf umfangreiche Referenzdatenbanken stützt. Und nicht zuletzt wird dieser Datenqualitätsservice idealerweise, wie alle zum Einsatz kommenden Services, direkt in die Unternehmensprozesse integriert.

Dubletten vermeiden, Telefonnummern prüfen

Dubletten entstehen meist durch die Zusammenlegung von Adressen aus unterschiedlichen Systemen und einer dezentrale Erfassung. Auch hier sollte eine dauerhafte Lösung eingeführt werden. Ansonsten entstehen immer mehrfach vorhandene Datensätze. Für beste Ergebnisse sollten beim Stammdatenabgleich nationale und internationale Daten geprüft werden können. Wichtig ist, dass beim Suchlauf auch Namens- und Identitätsvarianten – Stichwort „Customer Identity Resolution“ – sowie Variationen der Schreibweise und des Zeichensatzes fehlertolerant verglichen werden. Weitere Bereiche sind beispielsweise Telefonnummer, Mailadresse oder Geburtsdatum.

Telefonnummern wechseln häufig und liegen daher oft nur veraltet oder unvollständig vor. Daher gilt es, diese zu aktualisieren oder geprüfte Adressen mit Telefonnummern anzureichern.

Bankdaten kontrollieren

Idealerweise ist schon bei der Eingabe zu prüfen, ob die IBAN korrekt geschrieben ist, ob alle Vorgaben zum Aufbau einer IBAN erfüllt sind und ob es möglich ist, die IBAN eindeutig einer Bank zuzuordnen. Als Referenzdaten sollten immer die Daten von SWIFT, (der Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication), zum Einsatz kommen. Neben der Bereinigung der Bankdaten sollte zudem die Möglichkeit bestehen, die Qualität durch Anreicherung der Daten weiter zu steigern, beispielsweise um Angaben wie den vollständigen Banknamen, die Bankleitzahl, die Postleitzahl, den Ort und die Art der Zweigstelle.