Zeit sparen mit digitaler Lohnabrechnung

dach+holzbau: Herr Engelhardt, Sie haben seit 2011 Erfahrungen mit Digi-Raport gesammelt. Was sind Ihrer Meinung nach die größten Vorteile?

Bernd Engelhardt: Uns überzeugte vor allem, dass die Geräte robust, praxisgerecht einsetzbar und einfach zu bedienen sind. Bei den Lohnabrechnungen sparen wir nun 15 bis 20 Stunden pro Woche an Arbeitszeit. Durch die leistungsweise erfassten Zeiten liefert das System außerdem eine verlässliche Grundlage für eine realistische Nachkalkulation. Und vor allem hilft es, jederzeit den Überblick zu behalten: Da die Geräte gleich nach Arbeitsende ausgelesen werden, haben wir alle Arbeitszeiten und die dazugehörigen Kosten bereits am nächsten Morgen griffbereit – bei der Zeiterfassung über iPhone und Digi-WebApp geht das sogar fast zeitgleich.

Wenn es um technischer Neuerungen geht, gibt es bei Vielen zunächst einmal Vorbehalte. Wie gelang es Ihnen, die Einführung der neuen Zeiterfassung zu erleichtern?

Vor der Einführung haben wir in unserer jährlichen Betriebsversammlung ausführlich unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darüber informiert. Die Bürokräfte erhielten Schulungen und können den anderen Kollegen weiterhelfen. Außerdem haben wir selbst eine kleine Bedienungsanleitung für Digi-Raport erstellt, in der die wichtigsten Schritte zusammengefasst wurden. Diese Anleitung wurde bereits bei der Betriebsversammlung jedem Mitarbeiter ausgehändigt.

Welche Praxistipps können Sie uns für den Umgang mit Digi im Alltag geben?

Vor allem am Anfang sollte die Zeiterfassung möglichst einfach gestaltet werden. Bei uns wurden die Geräte so eingerichtet, dass jeder Mitarbeiter nur mit maximal acht bis zehn Positionen umgehen muss; die einzelnen Arbeitsbereiche wurden dabei getrennt. Außerdem würde ich empfehlen, immer ein bis zwei zusätzliche Geräte in Reserve zu haben, falls mal eines ausfallen sollte. Die Einführung des Systems sollte gut vorbereitet und begleitet werden. Dieser Aufwand zahlt sich später aus.